Cómo hacer una factura como autónomo: guía paso a paso

Hacer una factura parece sencillo hasta que te enfrentas a la primera: ¿qué número le pongo?, ¿lleva retención?, ¿qué pasa si me equivoco? En esta guía te explicamos paso a paso cómo hacer una factura correcta como autónomo en España, con un ejemplo completo, los casos especiales más habituales y cómo corregir errores.

Factura completa y factura simplificada

El Reglamento de facturación distingue dos tipos principales:

• Factura completa (u ordinaria): la que emites normalmente, con todos los datos del emisor y del destinatario. Es obligatoria cuando el cliente es una empresa o profesional, entre otros casos.
• Factura simplificada: sustituye al antiguo "ticket" y tiene menos requisitos. Se permite en operaciones de importe reducido y en ciertos sectores, con límites que fija la normativa. Si el cliente es empresa y la solicita, debes darle una factura completa.

Paso 1: tus datos como emisor

Nombre y apellidos (o razón social si tienes sociedad), NIF y domicilio fiscal. Puedes añadir teléfono, correo y web, aunque no son obligatorios.

Paso 2: los datos del cliente

Si es empresa o profesional: razón social o nombre, NIF y domicilio. Pídelos por escrito antes de facturar para evitar tener que rectificar después.

Paso 3: número y fecha

Las facturas deben ir numeradas de forma correlativa, sin saltos. Puedes usar series, por ejemplo 2026-001, 2026-002… y una serie distinta para rectificativas, como R2026-001. La fecha de expedición es obligatoria y, si la operación se realizó en otra fecha, también debe constar.

Paso 4: la descripción de lo que facturas

Describe el servicio o producto con suficiente detalle para identificarlo: "Diseño de logotipo y manual de marca básico" es mejor que "Servicios". Incluye cantidad, precio unitario y, si aplicas descuentos, indícalos.

Paso 5: base imponible, IVA y retención

La base imponible es el importe sin impuestos. Sobre ella se calcula el IVA (21 % general, 10 % reducido o 4 % superreducido según el caso) y, cuando corresponde, la retención de IRPF.

La retención se aplica cuando un profesional factura a una empresa o a otro profesional. El tipo general es del 15 %, y existe un tipo reducido del 7 % para el año de inicio de actividad y los dos siguientes, si se cumplen los requisitos. Si tu cliente es un particular, no se aplica retención. Algunas actividades empresariales tampoco la llevan.

Ejemplo completo de factura

Datos ficticios con fines ilustrativos.

Casos especiales frecuentes

Operaciones exentas de IVA

Algunas actividades (ciertos servicios sanitarios, educativos o de seguros, por ejemplo) están exentas. La factura no lleva IVA, pero debe indicar el artículo de la ley que justifica la exención.

Clientes de otros países de la UE

Si prestas servicios a una empresa de otro país de la UE dada de alta en el registro de operadores intracomunitarios (ROI/VIES), normalmente no repercutes IVA español y debes indicarlo con una mención como "inversión del sujeto pasivo". Tú también debes estar dado de alta en ese registro.

Clientes fuera de la UE

Las reglas dependen del tipo de servicio. En muchos servicios profesionales a empresas fuera de la UE no se aplica IVA español. Consúltalo antes de facturar.

Recargo de equivalencia

Si vendes productos a comerciantes minoristas acogidos a este régimen, además del IVA debes añadir el recargo correspondiente.

Cómo corregir una factura

Una factura emitida no se borra ni se modifica. Si hay un error (importe, datos del cliente, tipo de IVA) o una devolución, se emite una factura rectificativa con su propia serie, que haga referencia a la factura original y explique qué se corrige.

Cuánto tiempo guardar las facturas

Como norma general, conserva las facturas emitidas y recibidas durante al menos cuatro años, que es el plazo de prescripción tributaria general, y más tiempo en algunos casos (por ejemplo, si compensas pérdidas o por normativa mercantil). Guárdalas en PDF, ordenadas por año y trimestre, con copia de seguridad.

¿Con qué herramienta facturar?

Para empezar con pocas facturas, una hoja de cálculo bien preparada sirve para aprender: tienes nuestra plantilla de factura en Excel con cálculo automático de IVA e IRPF. Con más volumen, un programa de facturación te ahorra tiempo, numera automáticamente y te ayuda a cumplir la normativa sobre sistemas de facturación verificables, cuyo calendario de implantación conviene consultar en la Agencia Tributaria.

Después de facturar, llega el momento de declarar: lo tienes en nuestro calendario fiscal del autónomo.

Información general actualizada a septiembre de 2026. No sustituye el asesoramiento profesional.