Factura electrónica obligatoria para autónomos: calendario 2027–2028 y cómo prepararte

Si facturas a otras empresas o a otros autónomos, la factura electrónica B2B dejará de ser opcional. El Real Decreto 238/2026 desarrolla el sistema entre empresarios y profesionales, y la Orden HAC/1028/2026, publicada el 5 de octubre y en vigor desde el 6 de octubre de 2026, regula la solución pública de facturación electrónica. A partir de esa fecha empiezan a contar los 12, 24 y 36 meses del calendario. Aquí tienes lo que dice la Agencia Tributaria, sin alarmismo y con pasos concretos.

Qué es (y qué no es) una factura electrónica

Una factura electrónica, en el sentido de esta obligación, no es un PDF enviado por email ni una foto de un talonario. Es una factura en formato estructurado, legible por máquinas, que viaja por la solución pública de Hacienda o por plataformas privadas interconectadas. El receptor debe poder integrarla en su sistema sin teclearla a mano.

Eso no elimina el resto de requisitos de siempre del reglamento de facturación (numeración, datos del emisor y del destinatario, base imponible, IVA, etc.). Cambia el canal y el formato cuando el cliente es otro empresario o profesional establecido en España.

• Sí entra en el núcleo de la obligación: facturas entre empresarios y profesionales con sede, establecimiento permanente o domicilio en España, en los términos del Real Decreto 238/2026.
• No confundir con Facturae de la Administración pública (B2G), que ya existía para muchas contrataciones con el sector público.
• No es lo mismo que Verifactu: Verifactu regula cómo debe comportarse el programa con el que facturas (integridad, trazabilidad, QR…). La factura electrónica obliga al intercambio electrónico estructurado entre empresas. Hacienda ha anunciado alinear Verifactu con octubre de 2028; lo detalla nuestra guía sobre el aplazamiento de Verifactu.

Calendario oficial (AEAT)

Fuente: calendario de implantación de la Agencia Tributaria, actualizado tras la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026 el 6 de octubre de 2026.

Detalle práctico para el primer tramo: durante los primeros 12 meses, los grandes empresarios deben acompañar las facturas electrónicas que emitan con un PDF legible para el resto de empresarios y profesionales que aún no estén obligados.

Las plataformas privadas de intercambio tienen obligaciones específicas a partir del 6 de octubre de 2027.

¿Te afecta si eres autónomo persona física?

En la práctica, sí, si facturas a otras empresas o profesionales en España: desde el 6 de octubre de 2028 deberás emitir y recibir factura electrónica en esas operaciones. La mayoría de autónomos no supera los 8 millones de euros, así que esa es la fecha que te aplica.

La comunicación de estados y pagos para personas físicas llega un año después, el 6 de octubre de 2029. Eso no te libera de emitir y recibir la factura electrónica en 2028: solo aplaza esa obligación de seguimiento.

Si casi solo facturas a particulares (B2C), el cambio te afectará menos en el día a día, pero en cuanto tengas un cliente empresa o autónomo en España, entrarás en el perímetro. Revisa tu cartera ahora: qué porcentaje de ingresos viene de B2B.

Excel, Word y PDF: qué pasa con lo que usas hoy

Puedes seguir usando Excel o Word para borradores o control interno, pero un PDF generado así no cumple por sí solo la obligación de factura electrónica B2B. Necesitarás un sistema (solución pública de Hacienda, programa de facturación o plataforma privada) capaz de generar y recibir el formato estructurado.

Si hoy emites con plantillas, ten a mano nuestra plantilla de presupuesto y la guía de cómo hacer una factura como autónomo: los datos fiscales no cambian. Lo que cambia es el envío cuando el destinatario es otro empresario.

Cómo prepararte sin gastar de más (checklist)

1. Clasifica tus clientes. Lista quiénes son empresarios/profesionales en España y quiénes son particulares. Solo el primer grupo dispara la obligación B2B.
2. Pregunta a tu programa actual. Si ya usas Contasimple, Anfix, TS Facturas, Holded u otro, pídeles por escrito si emitirán y recibirán factura electrónica según el RD 238/2026 y si se conectan a la solución pública. Compara opciones en nuestra comparativa de programas de facturación 2026.
3. No contrates el plan más caro «por si acaso». Quedan casi dos años para la mayoría. Elige una herramienta que ya facture bien hoy (IVA, retención, numeración) y confirme hoja de ruta e-factura + Verifactu.
4. Prueba el flujo de recepción. La obligación es emitir y recibir. Cuando tu proveedor te mande una electrónica, debes poder integrarla. Pregunta cómo lo hace tu programa.
5. Automatiza lo aburrido sin pagar de entrada. Cuando tengas el programa claro, puedes enlazar avisos de «factura emitida» a un correo o a un tablero con Make (plan gratuito suficiente para empezar). Guía paso a paso en nuestra guía de automatización Zapier/Make.
6. Mantén el calendario fiscal al día. La e-factura no sustituye modelos 303, 130 ni cuotas. Usa el calendario fiscal del autónomo.

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Errores frecuentes que conviene evitar

• Creer que un PDF firmado basta. Para B2B obligatorio hace falta formato estructurado e intercambio por los canales previstos.
• Ignorar la recepción. Si solo piensas en emitir, te faltará la mitad del cumplimiento.
• Cambiar de software cada seis meses. Migrar histórico de facturas duele. Mejor una herramienta con compromiso escrito de e-factura.
• Mezclar Verifactu y e-factura en la cabeza. Son normas distintas; el calendario se está alineando, pero los requisitos no son idénticos.
• Dejarlo para el último mes de 2028. Probar con clientes reales unos meses antes evita bloqueos de cobro.

Lectura útil si quieres profundizar

Si te ayuda tener un libro de referencia junto a las notas de la AEAT, Domina los impuestos (guía para autónomos principiantes en España) resume IRPF, IVA y calendario de forma práctica. Comprueba siempre las cifras con la Agencia Tributaria o tu gestoría: la normativa de factura electrónica es reciente y conviene contrastar con la sede electrónica.

Información general actualizada a 16 de octubre de 2026 con el calendario de implantación de la Agencia Tributaria, el Real Decreto 238/2026 y la Orden HAC/1028/2026. No constituye asesoramiento fiscal. Revisa siempre la sede de la AEAT antes de tomar decisiones.